Sicherer, einfacher, effizienter: Diese technischen Lösungen helfen im Homeoffice

Sichere Verbindung zum Firmennetzwerk über VPN-Box

Wer schon vor Corona im Homeoffice gearbeitet hat, ist natürlich auf die neue Lage bestens vorbereitet. So wie Projektmanager Ralf Krank, der eine festinstallierte VPN-Box von Fortinet im Homeoffice hat, die sichere Internet-Übertragungen über mehrere Netzwerke und Endgeräte hinweg gewährleistet. „Ich habe so einen permanenten VPN-Zugang zur Firma und muss mich nicht über einen VPN-Client remote einwählen – das erledigt automatisch die Box“, sagt Ralf Krank. „In dem Moment, in dem ich meinen Dienstrechner anschalte, bin ich automatisch eingeloggt in die Firma.“ Gleichzeitig kann er über diesen Internetzugang durch die Firewall im Hauptstandort in Neustadt sicher im Internet surfen und benötigt keine eigene für ihn konfigurierte Firewall bei ihm im Homeoffice. So ist gewährleistet, dass die Datenströme zwischen Homeoffice und Unternehmens-IT immer sicher und datenschutzkonform ohne für Datenlecks anfällige „Zwischenstationen“ fließen.

Unified Communications: IP-Telefonie mit Swyx

Ein solcher Schutz ist auch essenziell bei der IP-Telefonie. m2solutions nutzt hier eine Unified-Communications-Lösung; das bedeutet, dass alle Kommunikationsmedien und -kanäle auf einer einheitlichen Plattform – in diesem Fall vom Partner Swyx – gebündelt werden. Der Vorteil: So können die Mitarbeiter jederzeit und ortsungebunden auf die benötigten Informationen zurückgreifen – und sie sind erreichbar, egal, ob sie sich gerade im Büro aufhalten oder außerhalb. Mit Swyx können Telefon, Fax, Video, Voicemail und sogar Instant Messaging datenbankbasiert unter einer einfach zu bedienenden Nutzeroberfläche zusammengebracht werden. Swyx gewährleistet darüber hinaus einen datenschutzkonformen Umgang auch mit personenbezogenen Daten, indem diese innerhalb von Verbindungsprotokollen oder Call Detail Records übersichtlich und sicher zusammengetragen werden.

Adressbuch, Ruf-Umleitung, Präsenzinformationen – mit Swyx kein Problem

Gerade Projektbetreuung erfordert ständige Erreichbarkeit und eine einwandfreie IP-Telefonie. „Ich habe im Homeoffice ein Telefon, das ich so nutzen kann, als würde ich im Büro in Neustadt sitzen, denn die Anrufe werden eins zu eins dargestellt“, sagt Projektmanager Ralf Krank. „Das macht das Arbeiten sehr angenehm.“ Immer die gleiche Nummer, aber überall erreichbar – auch Service Delivery Managerin Jutta Kühl-Papandreou nutzt die ‚Weiterleitung‘ aufs Smartphone, auf dem auch die Swyx-App läuft. „Auch wenn man mal kurz den Platz verlässt, ist die ständige Erreichbarkeit garantiert.“
Komplexeres Call Routing kann ebenso konfiguriert werden. Dieses bestimmt, was automatisch mit einem eingehenden Anruf passiert – zum Beispiel an wen er weitergeleitet werden soll, wenn der Angerufene nicht erreichbar ist.
Intern zwischen den Mitarbeitern ist die Erreichbarkeit sofort über die Benutzeroberfläche zu sehen: Welcher Mitarbeiter ist „eingeloggt“? Welcher ist gerade nicht zu sprechen und braucht deswegen gar nicht erst angeklingelt zu werden? „Das schnelle Wählen über das Adressbuch spart darüber hinaus Zeit“, sagt Projektmanagerin Sabine Lahm, die Swyx mit VPN-Verbindung über den Fortinet-Client auf dem PC nutzt. „Darüber kann man auch ganz einfach mehrere Kollegen zur Konferenzschaltung zusammenholen.“

Videotelefonie in längerer Homeoffice-Phase wichtig

Die Mitarbeiter haben sich die Benutzeroberfläche so angepasst, wie sie am besten damit arbeiten können. Doch nicht nur Sprachtelefonie, auch Videotelefonie ist ihnen im Homeoffice zunehmend wichtiger geworden. Diese kann auch über Swyx eingebunden werden. „Gerade, wenn man sich länger nicht treffen kann, ist es im Homeoffice sehr wichtig, auch mal wieder die Gestik und Mimik seines Gegenübers zu sehen“, sagt Ralf Krank. Damit jedoch alle Mitarbeiter auch an Videokonferenzen teilnehmen können, ist nicht nur die richtige Hard- und Software vonnöten – auch eine ausreichende Internet-Bandbreite sollte vorhanden sein.
Bündelung der Kommunikation spart Zeit und Kosten
Die Erfahrungen der Mitarbeiter von m2solutions zeigen: Wenn die Kommunikation über eine Unified-Communications-Lösung wie Swyx gebündelt wird, spart das Zeit und Kosten. Denn egal, ob sie im Homeoffice arbeiten oder unterwegs sind, sie können einfach, schnell und nicht ortsgebunden auf benötige Informationen zurückgreifen – und sind sowohl intern als auch extern bestens erreichbar.